Vergadertijgers

Door Lorin Parys op 10 februari 2015, over deze onderwerpen: Economie

Ik heb de oplossing voor de computer die de helft van onze jobs bedreigt. We doen met z’n allen wat zo’n machine niet kan: kletsen. Want zolang dat internet of things toch vooral een ding van de toekomst blijft, kunnen onze machines niet praten met elkaar. En als er iets is dat het menselijk ras apart zet van de dieren, is dat wij als geen ander onze tijd kunnen verspillen in onnodige, onnuttige en oninteressante vergaderingen. Onze vergaderdrift neemt werkelijk ongeziene proporties aan. Ik heb eens geteld hoe belangrijk ik wel niet ben, deze week is mijn aanwezigheid vereist op meer dan 20 vergaderingen. Al vertel ik daar niet bij dat mijn afwezigheid op de helft daarvan volstrekt onopgemerkt zou kunnen blijven. Een ander voordeel van veel vergaderen is niet alleen dat het minder opvalt als je er niet bent, maar ook dat er geen tijd meer overblijft om te doen wat is afgesproken. Een probleem waar een volgende vergadering zich dan over kan buigen.

Hoe meer managers, hoe meer meetings

Maar vooraleer u denkt dat deze situatie van onnuttige vergaderinflatie enkel politici treft, moet u weten dat een gemiddeld werknemer van een groot bedrijf een dag per week aan overleg spendeert, een beetje manager zelfs twee. Het adviesbureau Bain & Company meet sinds 2008 de tijd die we verdoen in vergaderingen en rapporteert elk jaar een toename van het fenomeen. Dus hoe meer nieuwe vormen van communicatie de kop opsteken, hoe meer we old skool de koppen bij elkaar steken. De reden daarvoor is niet ver te zoeken en volgt een eeuwenoud adagium: hoe meer managers, hoe meer meetings. Menig manager zit immers opgezadeld met een nevelig takenpakket. De oplossing dient zich dan aan in de vorm van een waterval aan besprekingen die dienen om het nut van zijn bedrijfsmatig bestaan te bevestigen. Onze kmo’s hebben hier dus een belangrijk competitief nadeel in hun strijd tegen de computer, ze vergaderen minder bij gebrek aan voldoende volk.

Tokkelen om de smartphone

Maar zelfs met genoeg personeel om een groot aantal vergaderingen te bevolken is er nog steeds het probleem van de kwaliteit. Dat weet Brian Stockton. Hij hield het twee weken geleden voor bekeken als grote baas van speelgoedfabrikant Mattel omdat de resultaten tegenvielen. Vorig jaar had de man het gebrek aan innovatie bij de maker van de Barbie poppen en Thomas de Trein toegedicht aan slechte vergaderingen. Als we eerlijk zijn, heeft de man een punt. Uit een bevraging van een bedrijf dat software maakt voor online vergaderingen, moet blijken dat ze in de V.S. jaarlijks 67 miljard dollar aan 25 miljoen vergaderingen spenderen. Het resultaat? Bijna 70% van de deelnemers vindt de vergadering een maat voor niets. Dat komt omdat we tijdens vergaderingen alles doen behalve vergaderen. Met onze smartphone subtiel in de aanslag onder de vergadertafel, tokkelen we lustig emails, facebook berichten en SMS’en. Ik heb me er zelfs al op betrapt dat ik me ergerde aan het gepraat rond me dat me verhinderd van ongestoord te werken in een vergadering. Daarbij komt dat wie het hoge woord voert in vergaderingen meestal niet beschikt over de meeste expertise maar wel over het hoogste zelfoverschattingsvermogen. Ook al dichten we de veelpraters het meeste status toe, zo schrijft Ellen de Bruijn in haar boek ‘Vergaderen? Niet doen!’.

Voor- en navergaderingen

En dan moeten we het nog over onze specifieke situatie in Vlaanderen hebben. Wij praten immers veel maar beslissen weinig op officiële vergaderingen. Het is bijna cultureel erfgoed, en in ieder geval erg fout, om in een vergadering zomaar te zeggen wat je denkt. Zulks doen wij op voorhand en naderhand, in voor- en navergaderingen, liefst met verschillende samenstellingen. Tijdens vergaderingen doen we er zo lang mogelijke het zwijgen toe en geven we zo weinig mogelijk prijs. In het beste geval dient een vergadering bij ons om officieel op te schrijven wat we eerder al beslist hebben of om iedereen te informeren over wat we allemaal al wisten. In de strijd tegen de computer hebben we dus een concurrentieel voordeel, wij spenderen nog meer tijd aan vergaderingen dan andere naties.  

 

Hoe waardevol vond je dit artikel?

Geef hier je persoonlijke score in
De gemiddelde score is